Mensaje del Presidente
Usted está recibiendo el Código de Ética de la Rede de Farmácias São João, donde constan los valores que orientan a la Empresa, como conducta personal y profesional de los colaboradores y de la empresa en su conjunto.
En este Código, la empresa manifiesta su posicionamiento respecto a comportamientos y conductas que generan un ambiente de trabajo honesto, justo y objetivo.
Inspirado en nuestros valores y creencias, el Código de Ética tiene el propósito de apoyar el crecimiento constante y la búsqueda de la excelencia y la integridad.
Su lectura es obligatoria y le ayudará a reconocer situaciones que pueden surgir en su día de trabajo y que pueden considerarse violaciones éticas en nuestra empresa. Usted también sabrá cómo actuar si tiene dudas sobre lo que se considera una conducta ética.
Estoy seguro de la total dedicación de todos los colaboradores para el conocimiento y la práctica de este manual.
Pedro Henrique Brair
Presidente
1.1 QUÉ ES Y A QUIÉN SE DESTINA ESTE CÓDIGO
La identidad organizacional, reflejada en la Misión, la Visión y la Carta de Principios, revela las razones de la existencia de la empresa, los deseos que la motivan y los valores que moldean los comportamientos de todos los que forman parte de la Familia São João.
Trabajamos para que la ética y la integridad sean la base de todas nuestras relaciones, ya sean con el sector público o privado, internas o externas.
Con el objetivo de reforzar nuestro compromiso y reflejar nuestras expectativas en relación con aquellos con quienes mantenemos relaciones, presentamos nuestro Código de Ética y Conducta, documento que debe orientar todas nuestras decisiones profesionales, desde las más rutinarias hasta las más estratégicas.
El Código está dirigido, de este modo, a todos los Colaboradores, socios, prestadores de servicios, representantes, agentes, apoderados, socios, directores, asociados y a todos aquellos que, de alguna forma, representen y actúen en nombre de Farmácias São João .
1.2 NUESTRA IDENTIDAD
MISIÓN
Brindar salud y calidad de vida, garantizando el crecimiento y la continuidad del negocio.
VISIÓN
Ser reconocida por nuestra capacidad de servir, crecer y compartir, valorando a las personas y promoviendo la salud de forma sostenible.
CARTA DE PRINCIPIOS
DESEO
Consolidar una empresa obstinada por resultados sostenibles, generando valor en la búsqueda incansable de servir y desarrollar la sociedad.
NUESTRA MANERA
- El trabajo es un don y servir es la mejor oportunidad que tenemos. Usted, colaborador, forma parte de nuestra esencia.
- Somos y actuamos de forma simple y transparente, preservamos buenas relaciones en favor de un ambiente de negocios saludable, valorando a las personas y a las comunidades donde actuamos.
- Lideramos con el ejemplo de hacer lo correcto y alcanzar metas, no aceptando el “más o menos” ni las ineficiencias.
- La gestión y la gobernanza nos dan dirección y ritmo en la búsqueda de la realización de nuestro propósito. Nuestra capacidad de “hacer que suceda” transforma nuestros sueños en realidad.
CLIENTE
- El cliente es la razón de la existencia de nuestra organización y cuidamos de su salud buscando, siempre, productos y servicios de excelencia.
- Valoramos acciones e innovaciones constantes, para corresponder a las expectativas de los consumidores que creen y confían en nuestra marca y en nuestra historia.
1.3 ¿CÓMO ACTUAR?
Sabemos que la dinámica de los negocios y de las relaciones no nos permite prever todas las situaciones posibles que puedan ocurrir. De manera general, para decidir si una conducta es o no adecuada, pregúntese:
¿Está de acuerdo con la Legislación?
¿Es coherente con este Código de Conducta y con cualesquiera otras políticas de São João?
¿Refleja los valores y principios de São João?
Si usted respondió NO a cualquiera de estas preguntas, su conducta no será adecuada.
Siempre que usted tenga dudas sobre cómo actuar en determinada situación o sobre el contenido de este Código, consulte al Comité de Ética y Compliance a través del canal de comunicación del sitio www.*****.com.br/
*** y a través del e-mail compliance@farmaciassaojoao.com.br
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PARTE II – RELACIÓN EXTERNA
Valoramos acciones e innovaciones constantes para corresponder a las expectativas de los consumidores, construir relaciones duraderas con proveedores y consolidar alianzas exitosas con nuestros consultores, prestadores de servicios y socios de negocios en general. De esta manera, mantenemos relaciones prósperas con aquellos que creen y confían en nuestra marca y en nuestra historia.
En esta parte del Código usted encontrará directrices de comportamiento en situaciones relacionadas con los diferentes públicos con los que São João se relaciona.
2.1 RELACIÓN CON CLIENTES
El cliente es la razón de la existencia de nuestra organización. Por ese motivo, cuidamos de su salud buscando, siempre, productos y servicios de excelencia. Servir al cliente, atendiendo con atención y cordialidad para corresponder a sus expectativas, es fundamental.
Todos los Colaboradores tienen como foco principal de sus acciones la satisfacción de los clientes. Ese compromiso se refleja en el respeto a sus derechos y en la búsqueda de soluciones que atiendan a sus intereses, siempre en consonancia con los objetivos y valores de la empresa.
¿Cómo aplicar esto en el día a día?
Estar siempre orientado a las necesidades del cliente, con empeño y voluntad de satisfacerlas, sin perder el foco en los principios éticos;
Tener claridad al informar sobre nuestros productos, servicios, promociones y condiciones de pago.
Ser cordial y atento.
No utilizar términos informales, diminutivos o palabras ofensivas.
Brindar atención inmediata y ser servicial ante cualquier situación, sugerencia o reclamación.
No utilizar indebidamente, copiar o reenviar cualesquiera datos personales de clientes a los que tenga acceso;
Seguir las directrices del Manual de Integración de la empresa.
Es deber de todos aquellos que integran São João buscar permanentemente innovaciones en los procesos de atención al cliente, reduciendo fricciones y mejorando la calidad de nuestros servicios.
2.2 RELACIÓN CON LA SOCIEDAD
La promoción del desarrollo sostenible está en la filosofía de la empresa. Además, somos y actuamos de forma simple y transparente, preservamos buenas relaciones en favor de un ambiente de negocios saludable, valorando a las personas y a las comunidades donde actuamos.
Comportarse de manera ética, simple y transparente;
Valorar las comunidades donde actuamos;
La ética, el respeto a la legislación y a las buenas costumbres deben permear esta comunicación entre la empresa y la sociedad.
2.3 PROVEEDORES, CONSULTORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS
La relación próspera y saludable con nuestros proveedores, consultores y prestadores de servicios es fundamental para el crecimiento sostenible del negocio. Nuestras relaciones con socios deben basarse en los siguientes pilares:
Confianza;
Disciplina;
Ética;
Seguridad Jurídica.
Así, se estructura un ambiente adecuado para el éxito a partir de la construcción recíproca de resultados.
Todos aquellos que prestan servicios y consultorías para la empresa deben dedicar sus esfuerzos para concluir los trabajos contratados en el tiempo y con la calidad esperados y con la máxima eficiencia.
La elección y la contratación de proveedores, consultores y prestadores de servicios se basan siempre en criterios técnicos, profesionales y éticos, alineados con las directrices y necesidades de São João. Buscamos garantizar la mejor relación costo-beneficio, no estando permitido el favorecimiento o preferencia de cualquier naturaleza.
Colaborador, ¿cuál es su papel en relación con los proveedores, consultores y prestadores de servicios?
Informe la Carta de Principios de São João, este Código de Ética y Conducta y mantenga una actuación compatible con todos los valores éticos;
Priorice la contratación de socios comprometidos con los mismos valores y propósitos de São João;
Mantenga confidencialidad acerca de las informaciones proporcionadas por sus proveedores;
Trabaje con la máxima eficiencia y compromiso, y exija lo mismo de los socios de negocios;
Esté atento y reporte cualquier inconformidad que identifique.
Recuerde que ningún compromiso implícito o explícito en relación con São João puede asumirse sin autorización previa.
Para usted, socio de São João:
Mantenga confidencialidad y preserve las especificaciones técnicas e informaciones pertinentes a las que tenga acceso, no pudiendo utilizarlas para beneficio propio o de terceros;
Comprométase con el Código de Ética y Conducta de São João;
Dedique sus esfuerzos para concluir los trabajos contratados en el tiempo esperado y con la máxima eficiencia;
Esté atento y reporte cualquier inconformidad que identifique.
La buena fe debe permear el cumplimiento de las relaciones contractuales. En ese contexto, la preservación de la autonomía financiera y operativa representa un pilar para la construcción de la seguridad jurídica y de la confianza en la relación entre la Rede de Farmácias São João y sus socios de negocios.
Todos deben tener conciencia de que São João tiene la facultad de suspender o finalizar la relación con socios cuando le acarree perjuicios y, sobre todo, cuando no haya observancia de requisitos de orden legal, tributario y/o ético.
2.4 RELACIÓN CON COMPETIDORES
Somos y actuamos de forma simple y transparente, preservamos buenas relaciones en favor de un ambiente de negocios saludable. En ese contexto, respetamos la libre competencia y las leyes que la protegen.
No participamos en estrategias que busquen limitar, falsear o de cualquier forma perjudicar la libre competencia o la libre iniciativa.
2.5 RELACIÓN CON EL GOBIERNO
La interacción entre representantes de la Rede de Farmácias São João y agentes públicos de la administración directa e indirecta forma parte del cotidiano de la empresa. Exigencias regulatorias y fiscales y la participación en contratos y licitaciones públicas son ejemplos de situaciones que exigen esa relación. Además, el deseo de la empresa de participar efectivamente en las comunidades en las que está insertada, contribuyendo al desarrollo regional, hace que sus representantes estén en contacto constante con aquellos que representan a la sociedad en las principales decisiones, los agentes públicos.
São João cumple todas las leyes anticorrupción vigentes en Brasil, especialmente la Ley nº 12.846/2013, además de mantener una relación transparente con agentes públicos, regida por los principios éticos más relevantes. Reconocemos la importancia del trabajo desempeñado por los agentes públicos, quienes representan la voz de la sociedad en las principales decisiones de un país.
¿Qué es un agente público? Es todo aquel que ejerce una función pública, de forma temporal o permanente, con o sin remuneración, independientemente del cargo o del vínculo establecido, como concejales, agentes fiscales de tributación y vigilancia, policías, entre otros³. Además, para fines de aplicación de las políticas de Compliance, se consideran agentes públicos los representantes de entidades representativas de clases profesionales, tales como el CRF (Conselho Regional de Farmácias), CRC (Conselho Regional de Contabilidade), entre otros.
No toleramos la práctica de soborno y otras formas de pago indebido, y dicha regla deberá ser seguida por todos los colaboradores, alta administración, ejecutivos, representantes, terceros, socios de negocios, proveedores y todos aquellos que, de alguna forma, actúen para o en beneficio de la empresa.
Siempre que usted tenga conocimiento de cualquier situación que configure los actos narrados arriba, deberá reportarla inmediatamente al Comité de Ética y Compliance por intermedio del canal de denuncias 0800.644.8899
2.6 RELACIÓN CON ENTIDADES DE CLASE Y SINDICATOS
Entidades de clase y sindicatos son importantes para la relación armoniosa entre los colaboradores, entre ellos y la empresa, y entre la empresa y la comunidad en general. La relación con estas instituciones debe regirse por los principios y valores que estructuran las buenas prácticas de gobernanza corporativa.
2.7 OBSEQUIOS, REGALOS Y HOSPITALIDADES
Tenga siempre en mente que está prohibido ofrecer, prometer, dar, autorizar o
³Incluye, pero no se limita a: (i) cualquier individuo que actúe en el Poder Ejecutivo, Legislativo, Judicial o en el Ministerio Público Estatal o Federal; (ii) cualquier individuo que actúe en empresas públicas, sociedades de economía mixta, autarquías o fundaciones públicas; (iii) cualquier individuo que actúe en concesionarias de servicios públicos, tales como empresas de distribución de energía eléctrica o cualquier institución de enseñanza o salud; (iv) cualquier candidato a cargo público o cualquier miembro de un partido político; (v) cualquier individuo que actúe en representaciones diplomáticas o en entidades estatales de un país extranjero, así como que actúe en cualquier empresa que sea controlada por el poder público de un país extranjero; y (vi) todo individuo que actúe en organizaciones públicas internacionales, tales como la Organización de las Naciones Unidas o la Organización Mundial del Comercio.
consentir la entrega de dinero o cualquier otra cosa de valor material a cualquier persona, incluidos clientes, proveedores, consultores, prestadores de servicios y socios de negocios en general, con la finalidad o el efecto de asegurar cualquier ventaja indebida para obtener o mantener negocios o para inducir la práctica de actos ilegales.
En algunas ocasiones, la oferta y el recibimiento de obsequios, regalos y hospitalidades a terceros pueden interpretarse como una forma de obtener una ventaja indebida. Por ello, deben utilizarse con cautela.
¿Está prohibido dar o recibir obsequios? ¡No! El recibimiento de obsequios, regalos y entretenimiento de terceros no está prohibido, siempre que no se utilice como un diferencial competitivo ni para influir en decisiones estratégicas del negocio. De la misma forma, independientemente del valor o la especie, el ofrecimiento de cualquiera de estos no debe afectar, de ningún modo, el juicio de la persona que los reciba.
¿Y en relación con los agentes públicos? En cuanto a los agentes públicos, la concesión de obsequios, recuerdos y hospitalidades está permitida si, y solamente si, no existe prohibición legal, no es frecuente y, además, se utiliza como instrumento legítimo de reconocimiento por el trabajo realizado en favor de la sociedad.
En caso de dudas sobre el ofrecimiento o el recibimiento de regalos, obsequios y hospitalidades, contacte al Comité de Ética y Compliance por el e-mail compliance@farmaciassaojoao.com.br
2.8 DONACIONES Y PATROCINIOS
Las donaciones y los patrocinios están permitidos, siempre que los interesados se comprometan a seguir las directrices de este Código de Ética y Conducta. Además, las donaciones y los patrocinios deberán:
(i) Ser formalizados, con declaraciones y garantías de que los recursos provenientes de la donación y/o del patrocinio serán utilizados para fines lícitos y previamente acordados;
(ii) Cumplir con los requisitos establecidos por las leyes fiscales, tributarias y contables, no pudiendo, en ningún caso, ser utilizados como formas de eludir la legislación nacional o extranjera.
São João no realiza donaciones políticas, bajo ningún concepto, en cumplimiento y estricto respeto de la legislación brasileña.
PARTE III – RELACIÓN INTERNA
En esta parte del Código se encuentran las directrices sobre cómo usted debe actuar en sus relaciones con los demás colaboradores.
3.1 AMBIENTE DE TRABAJO
El trabajo es un don y servir es la mejor oportunidad que tenemos. Usted, colaborador, forma parte de nuestra esencia. Justamente por ello, debe preservarse la convivencia armoniosa en el ambiente de trabajo, con ética, respeto y profesionalismo.
Lideramos con el ejemplo de hacer lo correcto y alcanzar metas, no aceptando el “más o menos” ni las ineficiencias.
La gestión y la gobernanza nos dan dirección y ritmo en la búsqueda de la realización de nuestro propósito. Nuestra capacidad de “hacer que suceda” transforma nuestros sueños en realidad. En este contexto, la política de metas debe establecer objetivos desafiantes y factibles, y todos aquellos que integran la empresa deben inspirar confianza y admiración a partir del logro de resultados de manera ética, disciplinada y ejemplar.
Corresponde a todos garantizar un ambiente de trabajo libre de insinuaciones o restricciones de cualquier naturaleza, evitando posibles situaciones incómodas.
No se permite discriminación de ningún tipo — ya sea sexual, étnica, moral, de género o económica — así como acoso de cualquier naturaleza y abuso de poder, independientemente del nivel jerárquico de los involucrados. Nuestros Colaboradores son contratados por sus competencias y de acuerdo con las atribuciones de cada cargo.
Apoyamos la erradicación del trabajo esclavo, análogo al esclavo e infantil, incentivando a nuestros socios a adoptar prácticas y políticas de prevención, de modo que monitoreen sus cadenas productivas, además de ejercer medidas concretas en situaciones de violación de los derechos de los trabajadores.
La cooperación es fundamental para alcanzar los resultados esperados.
Trabaje con ética, respeto y profesionalismo;
3.2 PRENSA, REDES SOCIALES Y MEDIOS
La empresa posee sus canales oficiales de comunicación, ya sea a través del sitio web, comunicados impresos en diarios y periódicos, entrevistas, Facebook, Instagram, LinkedIn o cualquier otro mecanismo que le resulte conveniente.
La comunicación en los medios debe realizarse de manera respetuosa, preservando los principios que construyen la identidad estratégica de la empresa, así como la legislación vigente.
Reconocemos la importancia de las redes sociales como medios de interacción social y de manifestación de posiciones políticas, culturales y deportivas. No obstante, debemos tener cuidado con actos y opiniones que puedan vincular y perjudicar la imagen de la empresa ante la sociedad.
Al expresar su opinión personal a través de medios electrónicos como redes sociales, blogs, sitios web, correo electrónico y chats, usted debe hacerlo a título personal y desvinculado de São João.
La comunicación a través de redes sociales tiene carácter público, razón por la cual informaciones confidenciales no pueden ser reveladas ni comentadas, salvo autorización de la empresa.
Está prohibido a todos los colaboradores crear identidades personales en línea utilizando las marcas de la empresa y no su propio nombre, salvo en situaciones previamente acordadas con la empresa.
Solo los colaboradores designados para tal fin están autorizados a hablar en nombre de São João en entrevistas, reportajes y en los medios en general.
Abordajes irrespetuosos, discriminatorios o que violen cualquiera de las reglas y principios de este documento deben ser evaluados por el Comité de Ética y Compliance, a fin de que los valores que permiten la continuidad del negocio sean preservados, la legislación sea cumplida y la moralidad sea fortalecida.
Importante
(i) No posicionarse de forma prejuiciosa, discriminatoria, difamatoria, injuriosa o que pueda ser perjudicial para la imagen de São João.
(ii) No participar en grupos que practiquen actos ilícitos o que hagan apología del tráfico, drogas, terrorismo, crímenes, entre otras situaciones ilegales.
(iii) Tener cuidado con declaraciones falsas y/o que puedan ser interpretadas fuera de contexto, además de generalizaciones amplias.
3.3 SALUD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE
La asepsia⁵ en el ambiente de trabajo es fundamental para el funcionamiento de las actividades, de modo que la higiene y la organización deben preservarse permanentemente.
Es deber del farmacéutico (responsable técnico) y del gerente de la tienda cuidar de la limpieza y de la higiene del establecimiento farmacéutico, además de preservar la salud, protección y seguridad de todos aquellos que frecuentan el lugar.
Las normas de protección y seguridad del trabajador deben ser respetadas tanto por los colaboradores como por la empresa, debiendo los gestores y farmacéuticos exigir y fiscalizar su cumplimiento.
El uso de los mecanismos de protección y seguridad proporcionados por la empresa es obligatorio, ya que su negligencia puede causar riesgos a la salud y a la seguridad, tanto del usuario como de los demás colaboradores.
⁵ Asepsia es el conjunto de procedimientos destinados a impedir la introducción de gérmenes patógenos en un determinado organismo, ambiente y objetos. Es el cuidado con la limpieza e higiene de todo lo que nos rodea.
La sostenibilidad ambiental es parte integrante de nuestra filosofía, razón por la cual el impacto de las actividades de la empresa debe ser evaluado y fiscalizado permanentemente para que el medio ambiente sea preservado.
3.4 FARMACÉUTICOS
Los farmacéuticos son profesionales de la salud fundamentales para el desarrollo de las actividades de la empresa y, principalmente, para el cuidado de la salud de la sociedad. Por tal motivo, deben ser respetados y valorados por todos.
Los farmacéuticos deben estar debidamente habilitados en el Consejo Regional de Farmacia (CRF) correspondiente, además de conocer y respetar la legislación nacional, especialmente aquella relacionada con el Sistema Nacional de Gestión de Productos Controlados (SNGPC), las resoluciones y normativas del Consejo Federal de Farmacia (CFF) — como el Código de Ética (Resolución 596/2014 y modificaciones posteriores) —, la reglamentación técnica y la legislación penal sobre sustancias y medicamentos sujetos a control especial, la legislación relacionada con la responsabilidad civil, además de las leyes, reglamentos y decretos locales sobre el funcionamiento del establecimiento farmacéutico.
Los farmacéuticos son responsables técnicos, obligándose a fiscalizar, actuar y comprometerse con la regularidad del establecimiento;
Es deber de los farmacéuticos:
Como responsables técnicos, fiscalizar, actuar y comprometerse con la regularidad del establecimiento;
Ejercer la profesión farmacéutica respetando los actos, las directrices, las normas técnicas y la legislación vigente;
Mantener actualizados sus conocimientos técnicos y científicos para mejorar, de forma continua, el desempeño de su actividad profesional;
Respetar la vida, sin cooperar jamás con actos que intencionalmente atenten contra ella o que pongan en riesgo la integridad del ser humano o de la colectividad;
Asumir, con responsabilidad social, ética, sanitaria, ambiental y educativa, su función en la determinación de estándares deseables en todo el ámbito profesional, debiendo dedicar sus esfuerzos a mantener la limpieza y la higiene del establecimiento farmacéutico, además de garantizar el cumplimiento de los estándares exigidos por la vigilancia sanitaria y demás órganos reguladores.
De acuerdo con el art. 4° del Código de Ética del Consejo Federal de Farmacias, “el farmacéutico responde individual o solidariamente, incluso por omisión, por los actos que practique, autorice o delegue en el ejercicio de la profesión”.
Los materiales divulgados y compartidos en cursos y entrenamientos organizados y/o incentivados por la empresa forman parte integrante de este Manual.
3.5 USO DE ALCOHOL, DROGAS Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS
La empresa trabaja para propiciar un ambiente de trabajo saludable y que ofrezca condiciones adecuadas y sanas para la ejecución de las actividades laborales. La conducta responsable para evitar accidentes e incidentes de trabajo es obligación de todos los involucrados, independientemente de que sean colaboradores de São João o terceros.
El uso de alcohol y drogas puede causar accidentes con víctimas fatales, así como el uso inadecuado de armas, estando, por lo tanto, prohibidos en la empresa.
Está prohibido el porte, uso, venta o distribución de drogas ilegales, así como la permanencia en el ambiente de trabajo en estado alterado por el uso de dichas sustancias.
3.6 REGISTROS Y CONTROLES CONTABLES, FINANCIEROS Y FISCALES
La contabilidad fiscal y las demostraciones financieras son instrumentos esenciales para la representación tangible de los resultados de la Rede de Farmácias São João.
Los hechos contables deben ser registrados en sus informes y balances de manera consistente y fidedigna, observando la legislación, las normas y los principios contables.
No está permitida — ni será tolerada — la falsificación de documentos operativos, financieros o de cualquier otra naturaleza, así como la realización de registros irreales o fraudulentos.
No admitimos operaciones en las que la empresa emita facturas o reciba pagos por mercaderías y servicios por un valor inferior o superior al efectivamente negociado.
Los registros deben mantenerse con detalles suficientes para reflejar fielmente todas las transacciones de la empresa.
Las operaciones fiscales deberán ser sometidas a tributación a partir del reconocimiento de la regla matriz de incidencia relacionada con el hecho jurídico-tributario específico. Para ello, deberán considerarse estudios, opiniones legales, dictámenes, consultas fiscales y precedentes administrativos y judiciales, aspectos cruciales para mantener la integridad de dichos procedimientos.
Es deber de todo colaborador denunciar al Comité de Ética y Compliance hechos que puedan comprometer la veracidad de los registros contables y fiscales y de las demostraciones financieras.
Canal de Denuncias: 0800.644.8899
3.7 PROPIEDAD INTELECTUAL
La propiedad intelectual constituye un importante instrumento de protección del ambiente competitivo, motivo por el cual el cumplimiento de las reglas previstas en este documento y en la legislación brasileña es fundamental para el ejercicio de la libre competencia.
Se entiende como propiedad intelectual de São João las marcas, logotipos, nombres y divulgaciones publicitarias, así como el resultado del trabajo desarrollado por sus colaboradores y/o terceros que actúan por cuenta y orden de la empresa, abarcando, en este contexto, informes gerenciales, planillas y proyectos. Se incluyen, además, los activos intangibles desarrollados en el ambiente de trabajo, como el know-how.
No está permitida la utilización indebida o no autorizada de la propiedad intelectual de São João.
3.8 ACTIVOS
Para que el crecimiento sostenible se haga realidad, todos los bienes y recursos de la empresa, tangibles e intangibles, tecnológicos — tales como teléfono, correos electrónicos, internet, software y hardware — o no — como vehículos, mesas, sillas y bienes inmovilizados en general — deben ser utilizados para cumplir el propósito empresarial, siendo deber de todos protegerlos y preservarlos.
Todos los equipos (computadoras, teléfonos celulares, máquinas, muebles, vehículos, etc.) y recursos de tecnología de la información (internet, correo electrónico, sistemas), así como otras herramientas proporcionadas por la empresa para uso durante el trabajo, son propiedad de la empresa, la cual está autorizada a verificar, en cualquier momento, su forma de uso y contenido, así como a requerir su devolución inmediata.
Los colaboradores que tengan autorización para utilizar vehículos de la empresa deben respetar la legislación vigente y cumplir las normas internas de uso.
3.9 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La utilización de instrumentos tecnológicos es importante para la eficacia de las operaciones, para la realización de innovaciones y para la implementación de mejoras en los procesos.
Está prohibido el acceso, la transmisión y el almacenamiento de archivos con contenidos inapropiados e ilegales, incluyendo, pero no limitándose, a actos corruptivos, sobornos, extorsión, pornografía, discriminación y actividades contra el patrimonio público o de terceros.
3.9.1 DATOS PERSONALES
São João reconoce y protege la información personal y confidencial de sus colaboradores, incluyendo información registral, teléfonos, correos electrónicos, registros médicos, documentos, contactos, etc.
Estos datos solo pueden ser recolectados, almacenados y utilizados para cumplir finalidades legítimas, entendidas como aquellas que guardan estrecha relación con los principios, la misión y la visión de la organización.
De la misma forma, São João se compromete a proteger y tratar de manera confidencial todos los datos e informaciones de sus clientes, proveedores y otros socios, y a utilizarlos de manera adecuada.
Es nuestra responsabilidad utilizar, almacenar y proteger cuidadosamente cualquiera de estas informaciones, de acuerdo, especialmente, con la Ley General de Protección de Datos⁹.
Es deber de la empresa y de todos los que forman parte de ella proteger, de manera continua, los datos personales de clientes, socios de negocios y colaboradores. De esta forma, se preserva la intimidad y la privacidad de sus titulares.
3.9.2 CONFIDENCIALIDAD DE LAS INFORMACIONES
Todas las informaciones confidenciales pertenecientes a São João o que, aun no siendo de su titularidad, estén bajo su posesión por cualquier motivo, deben permanecer bajo confidencialidad, estando prohibido a todos aquellos que forman parte de la empresa divulgarlas a terceros, por cualquier medio.
Se consideran confidenciales todas las informaciones no públicas de terceros (datos personales de clientes y proveedores, por ejemplo), así como las informaciones no públicas de titularidad de São João, tales como informes gerenciales, demostraciones de resultados, estados financieros, informaciones contables, indicadores de resultados y códigos fuente.
El uso indebido o la distribución no autorizada de informaciones violan nuestra política y pueden ser considerados ilegales, resultando en consecuencias negativas tanto para la empresa como para los individuos involucrados, incluyendo acciones judiciales y disciplinarias.
⁹ Ley n. 13.709/18 y sus eventuales actualizaciones posteriores.
De este modo, es fundamental que cada colaborador garantice la confidencialidad y protección de datos, permitiendo el acceso únicamente a personas habilitadas y para las finalidades para las cuales fueron recolectados.
No toleramos el uso de sistemas informáticos, incluidos servicios de correo electrónico y/o internet, de manera que pueda causar perjuicios o dañar la reputación y/o los intereses de la empresa. Ejemplo de ello es la transmisión o el intercambio de “bromas”, fotos, videos u otros tipos de comunicaciones y relatos que sean degradantes u ofensivos para cualquier individuo o grupo.
¿Qué significa esto para usted, Colaborador?
Tenga cuidado al tratar asuntos estratégicos, confidenciales o reservados en lugares públicos, como ascensores, restaurantes y transportes;
Guarde todos sus archivos en el servidor de la empresa;
No exponga indebidamente impresiones y materiales con informaciones personales y/o cualquier contenido confidencial;
No comparta contraseñas ni permita el acceso no autorizado a los sistemas;
No altere ni destruya documentos originales, manteniéndolos archivados por los plazos definidos por la ley;
Al ausentarse de su puesto de trabajo, cierre o bloquee la sesión de uso del computador;
No utilice discos externos u otros similares, pendrives ni cualquier medio/herramienta personal/particular para el almacenamiento de informaciones dentro de las dependencias de la empresa;
No realice el “download” de cualquier archivo (texto, imagen, sonido) ni de programas (software) para uso personal, utilizando el acceso a la intranet o dispositivos de São João y/o realizar cualquier tipo de copia para uso personal.
Solo por deliberación del Comité de Ética y Compliance, oídos los responsables del área de origen de dichas informaciones confidenciales, estas podrán ser puestas a disposición de terceros.
La observancia de estas directrices es una pieza clave para la continuidad del negocio.
3.10 CONFLICTO DE INTERESES
El conflicto de intereses ocurre cuando una persona utiliza su influencia con el objetivo de obtener, directa o indirectamente, beneficios o ventajas según intereses particulares o de terceros, resultando en daños para la empresa.
Los conflictos pueden ocurrir, por ejemplo, en las siguientes situaciones:
3.10.1 ACTIVIDADES EXTERNAS
Nuestros colaboradores son contratados con carácter de dedicación exclusiva a la empresa. Por lo tanto, si usted posee cualquier otra actividad remunerada, esta deberá ser comunicada y formalmente aprobada por la Dirección.
Colaborador, tenga cuidado al:
Realizar actividades externas o mantener vínculos como socio, empleado, director, consultor, proveedor o prestador de servicios de forma tercerizada con competidores directos o indirectos o con empresas que suministren algún tipo de producto o servicio a nuestra empresa.
Involucrarse en situaciones comerciales, tales como negociaciones, inversiones y contrataciones en las que exista interés particular, directo o indirecto, manteniendo así la credibilidad de su conducta profesional.
3.10.2 RELACIÓN CON FAMILIARES, AFECTOS Y DESAFECTOS
Con fines de transparencia, la empresa deberá ser informada sobre eventuales relaciones de afecto o desafecto que se establezcan entre Colaboradores o entre Colaboradores y terceros relacionados con ella.
De igual forma, informe si posee vínculo de parentesco directo o indirecto (hijo, cónyuge, padres, hermanos, primos, tíos) con:
• personas que ejerzan cargos de liderazgo en competidores, proveedores, instituciones financieras que mantengan operaciones con São João y clientes;
• organismos públicos con los cuales São João tenga interacción;
• otros colaboradores de São João.
3.10.3 INTERÉS PERSONAL EN EL LUGAR DE TRABAJO
Esperamos que los Colaboradores se dediquen integralmente a los asuntos de São João durante el horario laboral.
No forman parte de su rutina profesional:
Investigaciones en internet
Trabajos académicos
Compras
Pago de cuentas y consulta de extractos bancarios
Verificación de correos electrónicos personales
Acceso a redes sociales, salas de chat, blogs, etc.
4.1. COMITÉ DE ÉTICA Y COMPLIANCE
Farmácias São João creó el Comité de Ética y Compliance, compuesto por un grupo de personas cuya misión es velar por el cumplimiento de este Código de Conducta, analizando y deliberando sobre todas las ocurrencias, dudas y aclaraciones necesarias.
El Comité está compuesto por miembros de diferentes áreas de especialización, elegidos anualmente por la Dirección.
4.2. VIOLACIONES AL CÓDIGO
Las directrices de este Código reflejan nuestros valores y principios, siendo de suma importancia el estricto y fiel cumplimiento de todas sus disposiciones, sin margen para interpretaciones.
Esperamos que todos se mantengan fieles a estos lineamientos al realizar su trabajo y sepan que dicha adhesión es condición para su permanencia en la empresa.
El incumplimiento de este Código de Conducta podrá dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias correspondientes, entre ellas:
Orientación
Advertencia verbal
Advertencia por escrito
Suspensión
Despido sin causa justificada
Despido con causa justificada
La medida disciplinaria adoptada deberá ser razonable y proporcional a la falta cometida, aplicándose lo más rápidamente posible.
Se permitirá un período mayor para la aplicación de medidas cuando la falta requiera la investigación de los hechos y de las responsabilidades correspondientes. Faltas similares deberán recibir sanciones similares.
Es deber de los Supervisores y Gerentes orientar, informar y preparar a sus equipos para una conducta adecuada dentro de la organización.
4.3. DENUNCIA
Es deber de todos velar por el cumplimiento de este Código de Conducta y denunciar actos ilícitos, conductas y comportamientos practicados en violación de sus disposiciones.
Nos comprometemos a mantener la confidencialidad y a desarrollar las investigaciones de forma discreta, sin exponer al denunciante y protegiéndolo contra cualquier tipo de represalia.
¿Por qué realizar una denuncia? Al denunciar una situación irregular, usted estará contribuyendo al crecimiento de la empresa y al mantenimiento de las buenas prácticas, eliminando comportamientos inadecuados que estén generando perjuicios a los colaboradores, terceros y a la empresa.
Procure ser lo más específico posible, proporcionando la mayor cantidad de información que tenga sobre el asunto (por ejemplo, nombres de personas o departamentos, lugar, fecha, horario, etc.). No utilice el canal para denuncias infundadas o represalias.
¿Sufriré alguna sanción al denunciar? Garantizamos que, al realizar una denuncia de buena fe, usted no sufrirá ningún daño, acoso, amenaza, discriminación ni perjuicio. Esto asegura que usted disponga de medios para realizar denuncias de forma segura, directa y sin ningún tipo de incomodidad.
¿CÓMO Y DÓNDE REALIZAR UNA DENUNCIA?
Para denuncias de prácticas ilegales:
Canal de Denuncias
Teléfono: 0800.644.8899
Para reclamos, sugerencias y elogios:
Defensoría
Teléfono: 0800.648.2506
E-mail: ouvidoria@farmaciassaojoao.com.br
La identificación no es obligatoria, lo que garantiza anonimato y seguridad para realizar su denuncia. Sin embargo, si prefiere identificarse, podremos darle un retorno, y su identidad será preservada. Todas las informaciones referentes a la conducta en cuestión serán de acceso exclusivo de los integrantes del Comité de Ética y Compliance.
4.4 EL PAPEL DEL LIDERAZGO
Lideramos con el ejemplo de hacer lo correcto y alcanzar metas, no aceptando el “más o menos” ni las ineficiencias. El cumplimiento de este Código es imprescindible para todos aquellos que representan a São João y se relacionan con ella.
Si bien todos tenemos el deber de seguir sus directrices, nuestros Líderes tienen una responsabilidad aún mayor: la de actuar como multiplicadores.
Por lo tanto, comunique el contenido del Código de Ética y Conducta a todos los integrantes de su equipo, incentive su cumplimiento y asegúrese de que reciban la capacitación adecuada sobre el mismo, así como sobre las políticas relacionadas con sus funciones.
CONSIDERACIONES FINALES
El Código de Conducta integra el contrato de trabajo del Colaborador, así como sirve de anexo a los contratos con terceros.
Ningún Colaborador podrá alegar desconocimiento de las directrices contenidas en el presente Código, bajo ninguna circunstancia ni argumento.
Usted puede presentar sugerencias para contribuir con mejoras al Código y a las Políticas de la empresa. Las sugerencias realizadas a través de los canales de comunicación correspondientes serán consideradas como una señal de iniciativa y contribución a la empresa.
LA POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN ES PARTE INTEGRANTE DE ESTE CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA
El presente Código de Conducta fue aprobado mediante deliberación de la Dirección en [--] y ratificado por el Comité de Ética y Compliance, conforme a la reunión realizada en [--], y será revisado y actualizado siempre que sea necesario.
POLÍTICA INTERNA PARA LA
PREVENCIÓN DEL ACOSO POLÍTICO Y ELECTORAL
PRESENTACIÓN
Con el compromiso de mantener un ambiente de trabajo ético, respectuoso y libre de cualquier forma de incomodidad, elaboramos esta Política de Prevención del Acoso Político Electoral.
Esta Política tiene como objetivo prevenir, combatir y cohibir cualquier forma de acoso político electoral en el entorno corporativo, garantizando un ambiente ético, respetuoso, imparcial y libre de presiones indebidas relacionadas con posturas políticas, partidárias o electorales.
La empresa respeta la libertad individual de pensamiento, expresión y voto de todas las personas, en los términos de la legislacion vigente, especialmente de la Constitución Federal en sus artículos 1º, II y V, y 5º VI y VIII.
Reforzamos que todos los colaboradores y socios desempeñan un papel esencial para um entorno imparcial y respetuoso, estando prohinido el uso de su función para cualquier forma de influencia político electoral.
Contamos con el compromiso de todos para preservar un ambiente profesional saludable, seguro y basado en el respeto.
¿A quién se aplica
esta política?
Esta política se aplica a todos los empleados, independientemente de su cargo o función; a los prestadores de servicios terceirizados; a los proveedores; a los representantes comerciales y a los socios.
¿QUÉ ES LA ASAMBLEA ELECTORAL POLÍTICA?
El acoso político electoral es cualquier conducta que pueda influir, constre^nir, intimidar, amenazar, inducir o coaccionar a alguien, directa o indirectamente, en lo que respecta a:
· El voto o la abstención en favor de un determinado candidato o partido;
· La manifestación pública de apovo político;
· La contribuición financiera a campañas;
· La difusión de propaganda electoral;
· La expresión de posicionamientos políticos en el ambiente de trabajo.
PARA COMBATIRLO, NECESITAMOS RECONOCERLO
PERO ENTONCES ¿QUÉ ES EL ACOSO POLÍTICO ELECTORAL ?
Son conductas abusivas que, de manera intencional y frecuente, interfieren en la libertad de los colaboradores y socios. En este sentido, quedan expresamente prohibidas las siguientes conductas dentro de la empresa:
· Exigir el voto por un candidato específico;
· Realizar amenazas explícitas relacionadas con las elecciones;
· Prometer cualquier tipo de vantaja económica;
· Presionar a colaboradores y socios para participar en campañas o eventos políticos;
· Hacer bromas sobre colegas y socios por su opinión política;
· Difundir mensajes ofensicos, discriminatorios o intimidatorios;
· Ridiculizar posicionamientos ideológicos;
· Realizar propaganda electoral dentro de las instalaciones de la empresa;
· Entregar material de propaganda electoral a los empleados o exhibir propaganda electoral en los lugares de trabajo o descanso;
· Amenazar a los empleados con despido en caso de que un candidato gane o perda las elecciones;
· Tomar represalias contra empleados que tengan una postura política diferente;
· No permitir que los empleados ejerzan su derecho al voto al voto el día de las elecciones o exigir compensaciones por ello;
· Organizar horarios dede trabajo favorables para empleados con la misma postura política;
· Realizar encuestas internas relacionadas con el proceso electoral.
LEY Y RECONOCIMIENTO
La empresa reconoce y refuerza que el voto es secreto y libre; nadie está obligado a revelar su preferencia política; las divergencias ideológicas deben ser tratadas con respeto; la empresa no apova la imposición político partidaria interna.
La empresa no se manifiesta respecto a ideologías político partidarias, no se pronuncia institucionalmente a favor o en contra de candidatos, partidos, ideologías políticas o movimientos electorales. Nuestro compromiso es con el respeto a la democracia, a la diversidad de opiniones y la libertad individual de todos.
USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
Queda prohibido utilizar:
· El correo electrónico corporativo para campañas políticas;
· Los vehículos de la empresa para actos electorales;
· Uniformes, la marca o la imagen institucional en propagada política;
· Lista de contacto de clientes para propaganda electoral.
RESPONSABILIDADES DA LIDERAZGO:
Los líderes tienen la responsabilidad de actuar de manera ética e imparcial dentro de la empresa, debiendo conducirse con neutralidad y respeto a la libertad política de todos los empleados. Em razión de la posición ierárquica que ocupan (directores, coordinadores, gerentes, supervisores), deben abstenerse de cualquier conducta que pueda ser interpretada como presión, coacción o influencia relacionada con preferencias políticas.
Corresponde a los líderes velar por un ambiente respectuoso, peviniendo conflictos que puedan comprometer la armonia en el trabajo.
En caso de identificarse situaciones de acoso político, coacción, uso indebido de los recursos de la empresa o incumplimiento de las normas internas, es deber del líder adoptar medidas inmediatas conforme a la política interna de medidas disciplinarias, además de orientar a los involucrados.
EN CASO DE INCUMPLIMIENTO
¿QUÉ HACER?
La empresa cuenta con un Canal de Denuncias interno que puede ser utilizado por cualquier persona que presencie o sufra acoso político electoral en nuestras sucursales.
En el canal se garantizan la confidencialidad, el anonimato, la investigación imparcial y la prohibición de represalias.
Los contactos oficiales para realizar este tipo de denuncia son:
· Correo electrónico: compliance@farmaciassaojoao.com.br;
· Teléfono: 0800.644.8899
· Sitio web: https://www.saojoaofarmacias.com.br/canal-de-denuncias